কম্পিউটার থেকে ইমেইল সিগনেচার সেট করার সম্পূর্ণ নিয়ম

এখন আমরা কম্পিউটার থেকে ইমেইল সিগনেচার সেট করার সম্পূর্ণ নিয়ম সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করবো। আজকাল প্রায় সকলেই নিজেদের পেশাদারিত্ব এবং প্রফেশনাল লুকের জন্য ইমেইলের সাথে নিজেদের কাস্টম সিগনেচার ব্যবহার করে থাকে। কিভাবে এই সিগনেচার যুক্ত করতে হয় এবং সিগনেচার যুক্ত করার গুরুত্ব কি এই সকল বিষয় থাকবে আজকের আমাদের এই আর্টিকেল। আমরা দৈনন্দিন জীবনে বিভিন্ন কাজে অসংখ্য ইমেইল আদান-প্রদান করে থাকি। এই ইমেইল গুলো ব্যক্তিগত হোক কিংবা ব্যবসায়িক উভয় ক্ষেত্রে তা আমাদের ব্যক্তিত্ব উপস্থাপন করে। ইমেইলে সিগনেচার যুক্ত করার মাধ্যমে নিজেদের ব্যক্তিত্ব এবং পেশাদারিত্ব প্রমাণ পায় বলে এটি আমাদের জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

এছাড়াও ইমেইলে সিগনেচার যুক্ত করার মাধ্যমে কোনো মানুষ কিংবা প্রতিষ্ঠানকে আমরা ইমেল করে তারা খুব সহজেই আমাদের পরিচয় সম্পর্কে জানতে পারবে। আমি কে, আমার পরিচয় কি, আমার যোগ্যতা এবং বিভিন্ন ব্যবসায়িক তথ্য এই ইমেইল সিগনেচারের মাধ্যমে অপর ব্যক্তি খুব সহজে বুঝতে পারবে। ইমেইল সিগনেচার যুক্ত করার জন্য প্রথমে আমাদের সকলকে জিমেইলে চলে যেতে হবে এবং জিমেইলে প্রবেশ করার পর সেটিংস অপশন থেকে অল সেটিং এই অপশনে প্রবেশ করতে হবে। এরপর নিচে স্ক্রল করে সিগনেচার নামে অপশনটিতে এসে সিগনেচারের নাম দিয়ে আমাদের সিগনেচারটি যুক্ত করে দিতে হবে। মূলত এভাবে খুব সহজেই ইমেইলে সিগনেচার যুক্ত করা যায়।

এবার আসা যাক ইমেইল কি এবং এটির কাজ কি সে সম্পর্কে। ইমেইল হলো মূলত চিঠির আধুনিক রুপ। ইমেইলের সম্পূর্ণ নাম হলো ইলেকট্রনিক মেইল। আগেকার যুগে আমরা যেমন মানুষের কাছে বিভিন্ন চিঠি বা নথি পাঠাতাম বর্তমানে সেই কাজ ইন্টারনেটের সাহায্যে খুব সহজে ইমেইলের মাধ্যমে করা যাই। ইমেল হলো মূলত ডিজিটাল বার্তা এই ইমেইলের মাধ্যমে বর্তমানে আমরা ছবি ভিডিওসহ বিভিন্ন ধরনের টেক্সট এবং ইনফরমেশন অপরজনের কাছে খুবই দ্রুত এবং অল্প সময়ের মধ্যে পাঠাতে পারি। অফিস আদালত সহ সকল প্রতিষ্ঠানের অফিসিয়াল ইনফরমেশন এখন ইমেলের মাধ্যমে আদান-প্রদান করা হয়ে থাকে।

কাউকে ইমেইল পাঠানোর জন্য আমাদের সেই ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের ইমেইল এড্রেস জানতে হবে। এরপর আমরা সেই ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানকে সেই ইমেইল এড্রেসে একটি ইমেইল করতে পারবো। বর্তমান ইন্টারনেট প্রযুক্তি এত শক্তিশালী যে এখন আমরা ইমেলের মাধ্যমে ছবি, ভিডিও, গ্রাফসহ যাবতীয় ইনফরমেশন খুবই দ্রুত এবং অল্প সময়ের মধ্যে অপর মানুষের কাছে পাঠাতে পারি। বর্তমানে যে কোনো চাকরির আবেদন, ব্যবসায়িক কাজ, ব্যক্তিগত তথ্য, স্কুল কলেজের বা বিভিন্ন শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের নোটিশ এবং প্রশাসনিক সকল কাজে ইমেল ব্যবহৃত হয়। বর্তমানে অনেক কোম্পানি রয়েছে যারা ইমেইল সার্ভিস প্রদান করে থাকে। তবে এর মধ্যে সবচেয়ে জনপ্রিয় হলো গুগল কোম্পানির জিমেইল।

কম্পিউটার থেকে ইমেইল সিগনেচার সেট করার সম্পূর্ণ নিয়ম জানার পূর্বে আমাদের সকলকে অবশ্যই জানতে হবে একটি ইমেইল সিগনেচারে কি কি উপাদান রাখা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। পাশাপাশি যে ধরনের উপাদান বা তথ্য রাখা যাবে না সেগুলো সম্পর্কেও আমাদের বিস্তারিত ধারণা থাকতে হবে। ইমেল সিগনেচার যেহেতু কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের ব্যক্তিত্ব অথবা পেশাদারিত্ব প্রমাণ করে তাই ইমেল সিগনেচারে যদি কোনো ভুল থাকে অথবা অপ্রয়োজনীয় তথ্য এবং ইনফরমেশন দিয়ে ভরা থাকে তাহলে তা আমাদের ব্যক্তিগত পাশাপাশি প্রাতিষ্ঠানিক উভয় সম্মান নষ্ট করবে।

ইমেইল সিগনেচারে প্রথমেই আমাদের পুরো নাম দিতে হবে। নাম দেওয়ার পরে আমাদের পেশা অথবা কি ধরনের কাজ করে থাকি সে বিষয়ে ইনফরমেশন দিতে হবে। এগুলো দেওয়ার পর এগুলোর সাথে অন্যান্য আরও তথ্য যেমন আপনার ফোন নাম্বার অথবা ইমেইল ছাড়াও যোগাযোগ করার মাধ্যম যুক্ত করতে পারেন। পাশাপাশি আপনি আপনার বিভিন্ন সামাজিক যোগাযোগ মাধ্যমের আইডি যুক্ত পারেন। আপনি যদি কোনো সেবা প্রদান করে থাকেন তাহলে লাস্টে সেই সেবা পাওয়ার জন্য বুকিং লিস্ট এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের লোগো এই ইমেইল সিগনেচারে যুক্ত করতে পারেন। 

আমরা ইতিমধ্যে জেনেছি ইমেইল সিগনেচার কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের ব্যক্তিত্ব এবং পেশাদারিত্ব প্রমাণ করে। তাই ইমেইল সিগনেচার যুক্ত করার সময় আমাদের অবশ্যই কিছু বিষয়ে গুরুত্ব দিতে হবে তা নাহলে আমাদের সিগনেচারটি প্রফেশনাল লাগবেনা এবং ফলস্বরূপ আমাদের ব্যক্তিগত ও প্রাতিষ্ঠানিক সম্মান নষ্ট হবে। যেকোনো ইমেইল সিগনেচার যুক্ত করার সময় ব্যক্তিগত পরিচয় দেওয়ার পাশাপাশি সৃজনশীলতা বজায় রাখতে হবে। সিগনেচারটির বর্ণনা যেন সহজ এবং ধারাবাহিকভাবে হয় সেদিকে আমাদের লক্ষ্য রাখতে হবে। 

আবার যদি কোনো প্রতিষ্ঠানের ইমেইল সিগনেচার তৈরি করতে হয় তাহলে সেক্ষেত্রে প্রথমে কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের সম্পন্ন নাম যুক্ত করতে হবে, সেই প্রতিষ্ঠানে আপনার পদবি কি সেটি যুক্ত করতে হবে, কোম্পানির ফোন নাম্বার সহ যোগাযোগের জন্য অন্যান্য মাধ্যম যুক্ত করতে হবে।পাশাপাশি সেই কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের ছবি বা  লোগো আমাদের যুক্ত করতে হবে। সিগনেচারগুলো আমাদের এমন ফরম্যাটে রাখতে হবে যেন সেগুলো মোবাইল এবং কম্পিউটার উভয় জায়গা থেকে সুন্দর দেখায় এবং আমাদের সকল ইনফরমেশন ধারাবাহিকভাবে থাকে।

এখন আমরা ইমেইলে সিগনেচার কিভাবে যুক্ত করতে হয় তা ধারাবাহিকভাবে এবং স্ক্রিনশটসহ দেখিয়ে দিবো। স্ক্রিনশট যুক্ত করার জন্য আমাদের প্রথমে কম্পিউটার থেকে যেকোনো ব্রাউজার করে জিমেইলে প্রবেশ করতে হবে। জিমেইলে প্রবেশ করার পর আমাদের সেটিংস অপশনে ক্লিক করতে হবে।

সেটিংস অপশনে ক্লিক করার পর আমাদের অল সেটিংস অপশনে ক্লিক করতে হবে।

এই কাজগুলো করার মাধ্যমে কম্পিউটারের সাহায্যে ইমেইলে সিগনেচার যুক্ত করার প্রথম ধাপ আমাদের সম্পন্ন হবে।

ইমেলের সিগনেচার যুক্ত করার দ্বিতীয় ধাপে আমাদের আরও বেশ কিছু কাজ সম্পন্ন করতে হবে। এই ধাপে আমাদের সম্পূর্ণ সিগনেচারটি যুক্ত করতে হবে। সিগনেচার যুক্ত করার জন্য পাশের ফাঁকা বক্সে আমাদের বিভিন্ন ইনফরমেশন দিতে করতে হবে। এক্ষেত্রে আপনি প্রথমে একটি শুভেচ্ছা বার্তা দিয়ে আপনার নাম বোল্ড আকারে দিতে পারেন। তারপর আপনার নামের নিচে আপনার পদবিটি দিয়ে দিতে পারেন।

নাম এবং পদবি যুক্ত করার পর আপনি চাইলে তার নিচে আরও বেশ কিছু ইনফরমেশন চাইলে যুক্ত করতে পারেন। যেমন মোবাইল নাম্বার, ইমেইল এড্রেস, কোম্পানির ওয়েবসাইট, কোম্পানির নাম এবং লোকেশন সহ ইত্যাদি।

এভাবে সকল ইনফরমেশন যুক্ত করার মাধ্যমে ইমেইলে সিগনেচার যুক্ত করার দ্বিতীয় ধাপ আমাদের সম্পূর্ণ হবে। তৃতীয় ভাবে আমরা কিভাবে লোগো যুক্ত করতে হয় সেটি দেখাবো।

ইনসার্ট অপশনে ক্লিক করার পরে আপনাদের সামনে ছবি আপলোড করার জন্য একটি ইন্টারফেস চলে আসবে। সেখানে আপনাদের আপলোড ইমেজ অপশন এ ক্লিক করে আপনাদের ছবিটি অর্থাৎ লোগোটি আপলোড করে দিতে হবে।

লোগো আপলোড করা হয়ে গেলে সেই টেক্সট বক্সে আমরা টেক্সসহ লোগোটি দেখতে পাবো।

লোগো আপলোড করা হয়ে গেলে আমাদের নিচে দুটি অপশনে আমাদের সিগনেচারটির নাম সিলেক্ট করে দিতে হবে। তাহলে যখন আমরা কাউকে ইমেইল পাঠাবো তখন আমাদের সিগনেচারটি ইমেল এর সাথে দেখাবে এছাড়াও আমরা যদি কোনো ইমেইলকে ফরওয়ার্ড করি তাহলে সে ফরওয়ার্ড ইমেলের সাথেও আমাদের সিগনেচারটি চলে যাবে।

এরপর আমাদের ইমেইল সিগনেচারটি সেভ করে ফেলতে হবে। সেই জন্য নিচে থাকা সেফ চেঞ্জ অপশনে ক্লিক করতে হবে।

এবার আমাদের সিগনেচারটি সঠিকভাবে যুক্ত হয়েছে কিনা তা বোঝার জন্য আমাদের। প্রথমে ইনবক্স থেকে কম্পোজ অপশনে গিয়ে একটি নতুন ইমেইল পাঠানোর চেষ্টা করতে হবে। যখন আমরা কাউকে নতুন ইমেইল পাঠাবো তখন সে ইমেইলের সাথে আমাদের সিগনেচারটাও দেখাবে।

যেমন এখানে আমাদের সকল কিছু দেখাচ্ছে অর্থাৎ আমাদের সিগনেচারটি ইমেইলে সঠিকভাবে যুক্ত হয়েছে। এবার আমরা যাকে ইমেইলটি পাঠাতে চাচ্ছি তার ইমেইল ঠিকানা এবং সাবজেক্টের জায়গায় সাবজেক্ট যুক্ত করার পর যাবতীয় লেখা বা ছবি তাকে ইমেইল করলে এইভাবে আমাদের কোম্পানির লোগো এবং নাম সহ যাবতীয় ইনফরমেশন সে দেখতে হবে।

আমরা কম্পিউটার থেকে ইমেইল সিগনেচার সেট করার সম্পূর্ণ নিয়ম সম্পর্কে জানলাম তবে এ কাজটি করতে গিয়ে বেশ কিছু ভুল হয়ে যেতে পারে যা থেকে আমাদের অবশ্যই সতর্ক থাকতে হবে। ইমেইল সিগনেচার যেহেতু কোনো ব্যক্তি অথবা প্রতিষ্ঠানের ভাবমূর্তি বহন করে তাই সে ক্ষেত্রে ইমেইল সিগনেচারে আমাদের কোনো ধরনের ভুল করা যাবে না। ইমেইল সিগনেচার যুক্ত করার সময় আমাদের অবশ্যই সতর্ক থাকতে হবে কোনো ধরনের ফরমেটিং অথবা বানান ভুল করা যাবে না।

অযথা অনেকগুলো ফ্রন্ট ব্যবহার না করে একটি ফ্রন্ট দিয়ে সকল লেখা লেখার চেষ্টা করতে হবে।কোম্পানি অথবা নিজের নামটি আমাদের বোল্ড রাখা উচিত। সৃজনশীলতা এবং ধারাবাহিকতা বজায় রেখে আমাদের সকল ইনফরমেশন গুলো নিখুত ভাবে এখানে উপস্থাপন করতে হবে। লোগো আপলোড দেওয়ার ক্ষেত্রে আমাদের অবশ্যই মাথায় রাখতে হবে লোগোটি যেন ১২০/৬০ পিক্সেলের মধ্যে হয়ে থাকে তা না হলে ইমেইলে লোগোটি দেখতে খুব একটা ভালো লাগবে না। মূলত এই সকল জিনিস মাথায় রেখে আমাদের সিগনেচার যুক্ত করতে হবে।

এতক্ষণ আমরা এই আর্টিকেলে কম্পিউটার থেকে ইমেইল সিগনেচার সেট করার সম্পূর্ণ নিয়ম সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করলাম এবং কিভাবে সিগনেচার যুক্ত করতে হয় তা স্ক্রিনশট সহ ধারাবাহিকভাবে দেখিয়ে দিলাম। ইমেইলের সিগনেচার আজকাল প্রায় সবাই নিজেদের পেশাদারিত্ব প্রমাণ এবং প্রফেশনাল লুকের জন্য যুক্ত করে থাকে। এই সিগনেচারের মাধ্যমে ইমেইলগুলোকে পারসনালাইজ লুক দেওয়া যায়। মূলত কোন ব্যক্তি অথবা প্রতিষ্ঠানের ব্যক্তিত্ব বা পেশাদারিত্ব এই ইমেইল সিগনেচারের মাধ্যমে ফুটে ওঠে।

আমার মতে ইমেইল সিগনেচার যুক্ত করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয়। কোনো মানুষ আমাদের ইমেইল দেখে আমাদের সম্পর্কে কিরকম ধারণা পোষণ করবে তা অনেকটা নির্ভর করে ইমেইল সিগনেচারের উপর। আমরা যদি সঠিকভাবে এবং আকর্ষণীয় ইমেইল সিগনেচার ব্যবহার করি তাহলে তা আমাদের ব্যক্তিত্ব এবং উপযুক্ত পেশাদারিত্ব প্রকাশ করবে। তবে আমাদের সকলকে সিগনেচার যুক্ত করার সময় সতর্ক থাকতে হবে যেন আমরা কোনো রকম ভুল না করে ফেলি।